IJsclub Gein & Omstreken






    Opgericht 4 februari 1909    Het is vandaag 



Verslag Algemene Leden Vergadering van 27 september 2018

Aanwezig namens het bestuur:
Linda Lustig, Pita Hoogendoorn, Jeroen van Drie, Diana Malij, Joop de Groot, Femke Hak, Wim de Jong.
Aanwezige leden:
Jan de Jong en diens echtgenote, Henri van Schaik, Chris Struik, Joyce Struik, Domien van Schaick, Jan de Jong, Pieter Jan van de Bosch, Roos Hondeveld, Jan Moen, Conny Griffioen.
Afwezig met bericht:
Jos Lodewijk, Ben Vermeulen, Jan de Bie, Erica Spoor.
  1. Opening, Binnengekomen post en Mededelingen
    Joop de Groot opent de ledenvergadering iets later dan aanvankelijk aangekondigd en heet iedereen van harte welkom.
    Naast de reguliere reclame berichten die het afgelopen jaar zijn binnengekomen, is er bericht ontvangen van de Nederlandse Ski Vereniging. Deze vereniging heeft plek voor schaatsers om op zaterdagen te schaatsen. Dit bericht zal op de website geplaatst worden opdat een ieder er kennis van kan nemen.

  2. Goedkeuring notulen algemene ledenvergadering 2017
    Bij de behandeling van dit agendapunt wordt opgemerkt dat niet iedereen de notulen tot zich heeft weten te nemen. Ofschoon de agenda van de ALV te vinden is op de website zijn de notulen dat niet. Het bestuur zal de notulen van de ALV 2017 alsnog op de website plaatsen. Daarnaast zal het bestuur er zorg voor dragen dat: a) alle aanwezigen van deze ALV de notulen zo spoedig mogelijk krijgen toegezonden b) de notulen van de ALV 2018 ook op de website beschikbaar worden gesteld c) de notulen van deze ALV worden bijgesloten in de uitnodiging voor de ALV 2019. Met bovenstaande in achtneming loopt Joop vervolgens de notulen over 2017 globaal met de aanwezigen door. Er worden hier aanvullende op- en/of aanmerkingen gemaakt waarmee het verslag over 2017 is goedgekeurd.

  3. Jaarverslag 2017-2018
    Door het bestuur wordt een toelichting gegeven op het jaarverslag. Dit jaarverslag zal eveneens beschikbaar worden gesteld op de website.
    De volgende punten zijn aan de orde gekomen danwel nader toegelicht:
    Natuurijsbaan in 2018
    Begin dit jaar is er 2½ dag gebruik gemaakt van de natuurijsbaan in 2018. Het ijs was niet optimaal maar de schaatsers hebben er van kunnen genieten. Hopelijk volgen er nog meer ijsdagen later dit jaar.
    Bijzondere ALV in maart
    Naar aanleiding van het terugtreden van bestuursleden is in maart een bijzonder ledenvergadering gehouden. In deze vergadering is gesproken over de stand van zaken met betrekking tot team GOBAD. Daarnaast hebben zich in deze vergadering diverse leden gemeld die een actieve bijdrage willen leveren aan (het bestuur van) de ijsclub.
    Vergaderen als voltallig bestuur blijft lastig
    In de ALV van 2017 was al opgemerkt dat het vergaderen als voltallig bestuur in de praktijk een lastige exercitie is en dit is de afgelopen periode niet anders gebleken. Veel communicatie vindt (noodgedwongen) telefonisch en/of via mail en whatsapp plaats. Communicatie richting leden
    De communicatie naar de leden vindt soms gefragmenteerd plaats en is nog niet optimaal. Zo kan het gebeuren dat een deel van de leden berichten wel ontvangen en een deel deze berichtgeving niet ontvangt. Dit is natuurlijk verre van optimaal. Stappen zullen ondernomen worden dit de komende periode te verbeteren. Hierbij valt dan ondermeer te denken aan het verder centraliseren van de ledeninformatie opdat slechts één actuele registratie wordt gebruikt.
    Productieve vrijwilligersdag
    Op 15 september was er weer een vrijwilligersdag. Onder leiding van Jeroen Malij is een aantal lastige maar absoluut noodzakelijke en specialistische werkzaamheden uitgevoerd.
    Ofschoon op de website de vrijwilligersdag was aangekondigd, heeft niet iedereen hier nota van kunnen nemen. Het bestuur heeft derhalve toegezegd voor de volgende vrijwilligersdag dit eerder te communiceren.
    Regelmatig nieuws updates via website>
    Onze website wordt regelmatig voorzien van nieuwe berichten. Het bestuur bedankt hiervoor dan ook Jos Lodewijk die ons met raad en daad terzijde staat.
    Ledenwerfactie
    De ledenwerfactie heeft 60 nieuwe leden/donateurs opgeleverd. Een mooi resultaat.

  4. Financieel jaarverslag 2017-2018 en begroting 2019
    Pita geeft een toelichting op het financieel jaarverslag en de begroting.
    Over de afgelopen periode wordt een positief financieel resultaat gemeld. Ofschoon de ijsclub geen winstdoelstelling/oogmerk heeft, is dit natuurlijk goed nieuws. De ijsclub maakt geen verlies en het resultaat kan aangewend worden ten behoeve van de jeugd.
    De ijsclub heeft een solide financiële grondslag.
    De begroting voor het komende financiële jaar gaat wederom uit van een positief resultaat.
    De kascommissie heeft de penningmeester decharge verleend over de afgelopen periode.

  5. Verslag kascommissie
    Henri en Chris hebben de kascontrole gedaan waarvoor hartelijke dank.
    Vanuit de kascommissie is een aantal overwegingen meegegeven aan de penningmeester waaronder het opsplitsen van verschillende kosten en omtrent de verwerking van declaraties. Het bestuur zal hier het komende jaar opvolging aan geven.
    Kascontrole volgend jaar: Domien van Schaik, Henri van Schaik. Reserve Chris Struik.

  6. Stand van zaken
    Trainingen
    Linda geeft aan dat het afgelopen jaar een roerig jaar is geweest. Er zijn veel veranderingen geweest op het gebied van bezetting en aanspreekpunten. Telkens weer worden de diverse opties en varianten bekeken teneinde een juiste balans/mix te bewerkstelligen qua groep en vaardigheden. Het is belangrijk in te zetten op de jeugd en de ontwikkeling hiervan. En in de praktijk kan dit niet zonder de afstemming en samenwerking met andere ijsclubs en het weten te motiveren van de jeugd.
    Ook het afgelopen jaar is er een enorme prestatie en inzet geleverd door de trainers op de verschillende soorten trainingen:
    • Jeugdschaatsen: Henk, Jan Willem, Jesse, Diange, Roos, Tessa , Els en Jozien
    • Licentiehouders: Jan, Eric, Jozien , Ria, Bertus en Els
    • Recreatie-/tourschaatsen: Jozien en Sabine
    • Zomertraining: Jan, Jozien en Ria (en Henri bij afwezigheid trainers)
    Henri spreekt zijn zorg uit over de aanwas van de jeugd en de verdere doorstroom of eigenlijk het ontbreken van doorstroom na het bereiken van een bepaalde leeftijd. Een pasklare oplossing hiervoor is er helaas niet. Andere verenigingen kennen een soortgelijke problematiek.
    In aanvulling op dit punt wordt door Chris gedeeld dat de uren waarop iemand op de ijsbaan terecht kan ook een barrière kunnen zijn.
    Team GOBAD
    De zakelijke overeenkomst met Team Gobad (ontwikkeling talentjeugd) is beëindigd na tekening van een addendum. Het heeft geen gevolgen voor de talentjeugd van onze ijsclub. De samenwerking met de omliggende ijsclubs blijft gezocht worden in de Gobad gedachte.
    Baancommissie Groot Amsterdam (BGA)
    De Baancommissie Groot Amsterdam is opgericht. Deze vereniging is opgericht om de belangen van de schaatsverengingen te behartigen, die gebruik maken van de Jaap Edenbaan. De ijsclubs zijn gratis lid van BGA.
    Algemene Verordening Gegevensverwerking
    In mei heeft de ijsclub haar Privacy Verklaring beschikbaar gesteld aan alle leden. Daarnaast is deze verklaring via de website gepubliceerd. Deze verklaring is ingegeven door het in werking treden van nieuwe Europese wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Op dit moment voldoet de club aan de wettelijke bepalingen.
    Henri merkt op dat naast de AVG ook de e-privacyrichtlijn van invloed kan zijn op de club. Deze richt zich met name op de verwerking van persoonsgegevens voor elektronische communicatiediensten. Het bestuur zal deze ontwikkeling in de gaten houden en indien opportuun hiernaar handelen.

  7. Samenwerking omliggende ijsclubs
    Femke geeft aan dat er op operationeel niveau meer en meer samenwerking ontstaat tussen de verschillende ijsclubs. Deze samenwerking is op vrijwillige basis en wordt door de situatie ingegeven en spontaan opgezocht. De noodzaak om deze samenwerking formeel te maken, is niet als dusdanig voelbaar. Ook de andere ijsclubs hebben over het algemeen te kampen met een terugloop.

  8. Aftredende- en aantredende bestuursleden
    Jeroen van Drie draagt symbolisch een ijsmeter over aan Joop.
    Jeroen en Diana zullen terugtreden uit het bestuur, net als Erica die dat op de vorige ALV al had aangegeven.
    Op een later moment zal een mooi afscheid worden georganiseerd voor de vertrekkende bestuurders.
    Het nieuwe bestuur wordt gevormd door: Joop de Groot, Pita Hoogendoorn, Wim de Jong, Linda Lustig, Femke Hak en Roos Kemming. Hierbij merkt Joop op dat Roos een bijzondere rol zal vervullen in het bestuur waarbij vooral van haar creatieve talenten gebruik gemaakt zal worden; uiteraard met haar goedvinden en beschikbaarheid.

  9. Vragen van de leden / Rondvraag
    Tijdens de gelegenheid tot het stellen van vragen wordt gemeld dat de communicatie na de bijzondere ledenvergadering (verslag) beter had gekund. De leden (ook nieuwe) moeten continu betrokken worden/blijven bij de club.
    Joyce geeft aan dat leden eerder geïnformeerd moeten worden omtrent bijzondere evenementen.
    Henri geeft aan dat het bestuur vooral een zorgvuldige afweging dient te maken als het aankomt op het gebruik van elektronische hulpmiddelen om haar te ondersteunen (bijv. ledenregistratie). Doordat de leden nu niet meer verzekerd zijn via het Gewest is er onduidelijkheid over de aansprakelijkheid van de club bij ongelukken. Ondermeer Domien vraagt zich af of een waarschuwingsbord wel afdoende dekking geeft. Roos Checkt dit.
    Conny vraagt zich af of er nog steeds plannen zijn voor een skeelerbaan. Joop grijpt dit moment aan om zijn ‘dream’ te delen met een ieder. Op verschillende niveaus is een mogelijke skeelerbaan onderwerp van gesprek geweest. In de beleidsnota van het stadsdeel over 2019 is de mogelijkheid van een skeelerbaan opgenomen.
    Volgende jaarvergadering: op de derde donderdag (= 19de) van september 2019.

  10. Sluiting
    Joop sluit om 22.00 uur de vergadering.